Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Andrii Liamchuhin, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Ninja Serwis, z siedzibą przy ul. Folwarcznej 7/1A, 03-754 Warszawa, NIP 7011294569, REGON 543728422.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail ninjaserwis.pl@gmail.com, telefonicznie pod numerem +48 573 569 350 lub listownie na adres siedziby.

2. Jakie dane zbieramy

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób się z nami kontaktujesz i z jakiej usługi korzystasz.

• Formularz kontaktowy i zgłoszenie serwisowe: imię, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail, informacje o urządzeniu i opis usterki, a także zdjęcia usterki, jeśli je dołączysz.
• Przyjęcie sprzętu do serwisu: dane niezbędne do wystawienia dokumentu przyjęcia i rozliczenia usługi, w tym imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, a w przypadku faktury — dane do faktury i NIP.
• Kontakt telefoniczny, WhatsApp lub e-mail: dane, które sam nam przekażesz w treści wiadomości.
• Dane techniczne strony: adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia oraz informacje o odwiedzonych podstronach — zbierane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania i bezpieczeństwa serwisu, a w zakresie analityki dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zgłoszenie i kontakt w sprawie naprawy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań).
• Wykonanie usługi serwisowej i jej rozliczenie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
• Obsługa reklamacji i roszczeń gwarancyjnych oraz ewentualna obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO.
• Analityka i statystyka korzystania ze strony — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies), którą możesz w każdej chwili wycofać.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszenia. Bez numeru telefonu lub adresu e-mail nie będziemy w stanie się z Tobą skontaktować, a bez danych identyfikacyjnych nie możemy przyjąć sprzętu do serwisu ani wystawić dokumentu sprzedaży.

Dołączenie zdjęć usterki jest w pełni opcjonalne — służy wyłącznie przyspieszeniu wyceny.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dane ze zgłoszeń, które nie zakończyły się zleceniem — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane związane z wykonaną usługą — przez okres gwarancji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe — przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, i wyłącznie w niezbędnym zakresie.

• Dostawca hostingu strony internetowej oraz statystyk odwiedzin — Vercel Inc.
• Telegram Messenger — zgłoszenia z formularzy trafiają na nasz wewnętrzny czat serwisowy, dzięki czemu reagujemy na nie natychmiast.
• Dostawca poczty elektronicznej — Google Ireland Limited.
• Biuro rachunkowe oraz dostawcy usług księgowych i płatniczych.
• Firmy kurierskie — w przypadku serwisu wysyłkowego.
• Organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców, w tym Telegram i Google, może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych, jeżeli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Dane na urządzeniach przekazanych do serwisu

Urządzenia przyjmowane do naprawy mogą zawierać Twoje dane osobowe. Uzyskujemy do nich dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi — na przykład przy odzyskiwaniu danych, migracji systemu lub testach po naprawie. Nie przeglądamy zawartości urządzeń w innych celach i nie kopiujemy jej poza tym, co konieczne do realizacji zlecenia.

Przed oddaniem sprzętu do serwisu zalecamy samodzielne wykonanie kopii zapasowej. Jeśli chcesz, żeby dane zostały trwale usunięte przed wydaniem urządzenia, poinformuj nas o tym przy jego przyjęciu.

10. Pliki cookie

Serwis korzysta z plików cookie oraz podobnych technologii. Pliki niezbędne zapewniają prawidłowe działanie strony i zapamiętanie Twojej decyzji dotyczącej zgody — nie wymagają zgody i nie można ich wyłączyć.

Statystyki odwiedzin prowadzimy w narzędziu Vercel Web Analytics. Nie zapisuje ono plików cookie, nie tworzy profilu użytkownika i nie śledzi go między witrynami — zbiera wyłącznie zbiorcze dane o ruchu, takie jak liczba wyświetleń podstron. Mimo to uruchamiamy je dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze. Do czasu jej udzielenia nie pobieramy żadnych skryptów analitycznych.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki. Możesz również zarządzać plikami cookie bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki.

11. Mapa Google

Na stronie kontaktu udostępniamy mapę Google. Ładuje się ona dopiero po Twoim kliknięciu — do tego czasu żadne dane nie są przesyłane do Google. Po uruchomieniu mapy zastosowanie mają zasady prywatności Google.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla osób obsługujących zlecenia oraz kontrolę dostępu do urządzeń przyjętych do naprawy.

13. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy albo sposób działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji.